PO-COM-015 – Documentação de lojas

O que?

Quando uma loja entra na Farmarcas, no processo de Jornada do novo associado, o anjo da Expansão se apresenta ao associado e solicita toda documentação exigida para que a loja seja inaugurada.

A documentação também é utilizada para que a loja seja cadastrada nos nossos sistemas internos e parceiros (distribuidores).

A gestão de documentação de loja é o processo de acompanhamento dessa documentação, antes e após a inauguração da loja.

Devido os documentos possuírem prazo de validade, sendo assim, é importante que haja o acompanhamento para solicitar ao associado o envio da documentação atualizada para efetivação e renovação de cadastro nos distribuidores e armazenamento interno.

A equipe de relacionamento Comercial contata o associado para que ele envie a documentação atualizada, quando ocorrer de estar vencida e próximo ao vencimento.

Como?

Na jornada do novo associado, são solicitados os documentos:

Documentação

Para iniciar o cadastro nos distribuidores é necessário que tenham a documentação mínima:

• Cartão CNPJ
• Contrato Social
• Alvará sanitário
• CRF (ou o termo ABC Farma)
• Termo de OL com carimbo da loja
• Inscrição Estadual

A documentação completa deve ser enviada pela loja para que seja armazenada internamente e para envio para algumas distribuidoras que exigem a documentação completa:

• Alvará sanitário
• Alvará de funcionamento
• CRF
• AFE
• CNPJ
• Contrato Social
• Inscrição Estadual
• Termo de OL com carimbo da loja

A documentação é enviada pelo associado e recebida pelo anjo de Expansão.

Os documentos recebidos devem ser anexados no Radar e ficarão com o status de “Em análise”

O associado consegue visualizar todos os documentos que estão pendentes, em análise, aprovados, também através do Radar.

A equipe de cadastro é a responsável por validar a documentação e alterar o status no Radar conforme aprovação (quando a loja ainda não passou pelo processo junto aos distribuidores). Após a inauguração, essa validação é feita pela equipe de relacionamento.

Caso algum documento seja inválido, deve mencionar na tarefa aberta pela Expansão (Documentação pendente) ou ao Relacionamento (quando tratar-se de loja em troca de CNPJ e/ou Razão Social) para que solicite o associado que reenvie.

Quando a loja já está ativa, e a documentação está à vencer, a equipe do relacionamento contata o associado para envio da documentação atualizada, e o relacionamento faz o upload no Radar  e valida. A equipe do cadastro realiza o envio dos documentos atualizados aos distribuidores.

Observações sobre a documentação

Caso o Alvará de funcionamento e CRF ainda não tenha sido emitido, é permitido que seja apresentado o protocolo de entrada desse documento, porém não poderá ser mantido ele como documentação, isso quer dizer, que deve ser enviado o documento original posteriormente.

Existe também a particularidade de que algumas distribuidoras solicitam a foto da fachada da loja como comprovação de que a loja pertence a rede. O prazo é de 60 dias para que seja enviada essa foto, caso não envie nesse período a loja é retirada do painel de repasse da distribuidora.

Desenho do processo

Processos e instruções relacionadas

Histórico de revisões