PO-COM-005 – Cadastro de loja nos distribuidores

O que?

Quando uma nova loja se associa a Farmarcas é necessário que o CNPJ seja cadastrado nos distribuidores parceiros e simultaneamente nas indústrias para ter acesso as nossas condições de compra, negociações e ofertas.

Os documentos devem estar sempre em dia, pois alguns documentos acabam vencendo anualmente, como vigilância local e CRF.

Como?

O associado deve encaminhar os documentos da loja para que sejam feitos os cadastros.

Inicialmente o departamento de Expansão, que está acompanhando a montagem da loja, coleta esse documentos e abre uma tarefa para a área de cadastro com a documentação mínima exigida para iniciar o cadastro nos distribuidores:

• Cartão CNPJ
• Contrato Social
• Alvará sanitário (ou protocolo)
• CRF (ou protocolo)
• Termo de OL com carimbo e assinatura da loja
• Inscrição Estadual

Lojas conversão são de responsabilidade do relacionamento comercial realizar a coleta dos documentos (Somente Lojas com alteração de cnpj ou Razão Social)

A expansão deve continuar cobrando o associado o envio da documentação, caso ainda não tenha sido enviado todos os documentos necessário da loja. Pois alguns distribuidores exigem documentos completos para a conclusão do cadastro.

Ao receber essa documentação, validar a documentação e verificar o cadastro da loja no Radar.
Caso conste algum problema com a documentação ou falta de cadastro no Radar, deve informar o departamento de Expansão.

	Informação crítica	Para iniciar o processo de cadastro nos distribuidores a documentação mínima exigida deve constar na tarefa

Após validação, a tarefa deve ser finalizada e

As planilhas de controles internos devem ser preenchidas com as informações da loja.

• Planilha de controle de documentos 
• Planilha de follow up
  Essa planilha deve ser alimentada informando qual o andamento dos cadastros em cada distribuidor.
  A follow up serve também de acompanhamento para o departamento de Expansão e para o Comercial que ao identificar novas lojas na planilha envia o e-mail para a indústria (Aché, Unilever, Nestlé e Mais Pfizer) realizar o cadastro internamente.
• As informações necessárias para realizar o cadastro da Aché são: Contrato Social e Inscrição Estadual, e para as demais industrias são as informações do proprietários e endereço completo da loja.

Abrir tarefa para jornada do novo associado – Comercial contendo os dados da loja para que seja realizado o agendamento dos treinamentos internos de compras e envio dos links dos vídeos

Enviar os documentos via e-mail para os distribuidores.

	Informação de atenção	Caso o distribuidor solicite outra documentação, acionar o anjo de Expansão informando sobre o documento exigido para continuidade do processo.

Assim que os distribuidores realizarem o cadastro interno, será informado o código do cliente.

Ao receber o código do cliente será necessário vincular as ofertas.

Atualizar a Planilha de follow up e finalizar a tarefa.

Documentação

Para iniciar o cadastro nos distribuidores é necessário que tenham a documentação mínima:

• Cartão CNPJ
• Contrato Social
• Alvará sanitário
• CRF (ou o Protocolo)
• Termo de OL com carimbo e assinatura da loja

A documentação completa deve ser enviada pela loja para que seja armazenada internamente.

• Alvará sanitário
• Alvará de funcionamento
• CRF
• AFE
• CNPJ
• Contrato Social
• Inscrição Estadual
• Termo de OL com carimbo e assinatura da loja

Observações sobre a documentação

Caso o Alvará de funcionamento e CRF ainda não tenha sido emitido, é permitido que seja apresentado o protocolo de entrada desse documento, porém não poderá ser mantido ele como documentação, isso quer dizer, que deve ser enviado o documento original posteriormente.

Existe também a particularidade de que algumas distribuidoras solicitam a foto da fachada da loja como comprovação de que a loja pertence a rede. O prazo é de 60 dias para que seja enviada essa foto, caso não envie nesse período a loja é retirada do painel de repasse da distribuidora.

Prazos para cadastro nos distribuidores

Loja conversão: 5 dias

Loja nova: 10 dias

Gestão da documentação da loja

É feito o acompanhamento semanalmente da documentação das lojas através do Dashboard de cadastro dos distribuidores e planilha de controle de documentação.

A equipe de relacionamento realiza o contato com o associado para cobrar a documentação pendente e também cobrar documentação à vencer e vencida.

Ao receber esses documentos do associado, a expansão salva o documento na pasta da loja no servidor e é informado a equipe de cadastro para que seja validado o documento e dar a baixa na planilha de controle de documentação.

Desenho do processo

Processos e instruções relacionadas

Histórico de revisões