PO-JUR-007 – Contratação de Pessoa Jurídica

O que?

A contratação de prestador de serviços (PJ) acontece quando um departamento da Farmarcas entende uma necessidade da contratação de um serviço terceiro que seja especializado, como consultorias, por exemplo.

Deve-se na ocorrência de um dos fatos:

• Caráter temporário do volume de serviços.
• Incremento temporário do volume de serviços.
• Atualização de tecnologia ou especialização de serviço, quando for mais atual e segura, e que vise a redução dos custos envolvidos.
• Impossibilidade de competir no mercado concorrencial em que se insere.

Como?

A área interessada deve eleger um colaborador em cargo de gestão para ser o gestor do contrato e este gestor deverá iniciar a solicitação de contratação observando as etapas abaixo:

ETAPA 01 – Análise dos orçamentos e escolha do profissional

1. Buscar no mercado orçamentos de profissionais que prestem o serviço desejado e atuem como: Prestadores de Serviços, possuindo obrigatoriamente CNPJ ativo.
2. Analisar os orçamentos e escolher o prestador que melhor atenda sua necessidade.
3. Analisar a competência do profissional que prestará o serviço e se necessário averiguar a competência técnica do prestador.

ETAPA 02 – Solicitação de Contrato

1. Assim que escolher o Prestador de serviços que será contratado o gestor do contrato deve preencher o formulário de Solicitação de Contratação de pessoa Jurídica para que o Jurídico possa analisar ou elaborar o contrato do prestador escolhido.
2. O departamento jurídico e Compliance fará a qualificação do prestador de serviços, conforme estabelecido na política de compras e contratações.
3. O jurídico atenderá a solicitação de análise ou elaboração contratual no prazo mínimo de 5 dias úteis e poderá requerer mais informações ao gestor do contrato para a construção do contrato, por isso esse prazo poderá ser estendido.
4. Além do contrato de prestação de serviços o jurídico elaborará o “Termo de Confidencialidade” (usado para áreas que possuam dados sensíveis ao negócio) e o “Termo de Responsabilidade de Uso de Equipamentos”, caso o prestador utilize algum equipamento de propriedade da Farmarcas.
5. A partir de então o contrato seguirá pelas etapas comuns de solicitação de contratos, passando pelas etapas de aprovação de fornecedor, aprovação de diretoria e assinaturas eletrônicas. Consulte o processo PO-JUR-003 – Contratação de fornecedores e prestação de serviços terceiros no satélite.

ETAPA 03 – Comunicação as áreas

Após o contrato estar assinado o jurídico informará, por e-mail, as áreas abaixo sobre a contratação do prestador de serviço, assim cada área é responsável por tomar suas providências internas, de acordo com seus processos:

• Área Contratante e Gestor do Contrato: Para dar início às atividades com o prestador.
• TI: Conceder os acessos necessários para prestação do serviço e cadastro nos sistemas internos, se necessário.
• Patrimônio: Para controlar o uso e comodato de equipamentos da Farmarcas, quando usados. 
• Gente & Gestão: Em caso necessário o departamento deverá: controlar acesso a Sede da Farmarcas, cadastrar os prestadores em benefícios, promover práticas de recursos humanos de acordo com nossas políticas e aplicar integrações e/ou treinamentos de acordo com as solicitações da área contratante e da Farmarcas.
• Compliance: Para controle das informações do contrato, vigência e controle dos prestadores de serviços contratados.
• Financeiro: O Departamento receberá a informação pelo cadastro do contrato no Cosmos para programar e realizar os pagamentos quando receberem as notas fiscais.

ETAPA 04 – Encaminhamento das Notas fiscais para pagamento

1. É responsabilidade do gestor do contrato (responsável pelo contrato) enviar as respectivas notas fiscais, orçamentos e boletos diretamente para o Departamento Financeiro – núcleo fiscal, por meio de tarefa no Bitrix, acessar: Feed > Mais > Processos > Solicitação de pagamentos (Fiscal). Lembramos que o departamento solicitante se responsabiliza pelos cumprimentos das obrigações contratuais, assim como valida os valores.
2. O Núcleo Fiscal fará a validação das notas recebidas, do contrato cadastrado, da verba do Planejamento e somente liberará o pagamento se as condições do contrato estiverem sendo respeitadas, caso contrário poderá barrar o pagamento.
3. Se as notas e boletos recebidas estiverem de acordo com as condições contratuais, a cobrança será encaminhada para o Núcleo de Contas a Pagar realizar o pagamento, respeitando o prazo mínimo de 07 dias corridos do recebimento da nota.

Glossário:

CNPJ: Cadastro Nacional de pessoa jurídica, trata-se de número de registro na receita federal, caracterizando a constituição de uma pessoa jurídica.

Gestor do contrato: Coordenador ou gerente que será responsável pela gestão do contrato do prestador de serviço, envio das notas fiscais para pagamento e acompanhamento do serviço.

Prestador de serviços: Profissional que possui CNPJ – Cadastro nacional de pessoa jurídica – e presta serviços especializados emitindo nota fiscal dos serviços, sem vínculo empregatício.

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