PO-COM-009 – Divergência de Desconto

 O que?

Ocorre quando um pedido é realizado no SIC e está com os valores ou percentual de desconto divergentes dos valores faturados na nota fiscal.

Por quê?

As possíveis causas que ocasionam a divergência, são:

– Erro interno de digitação da OL;

– Erro na inclusão de informação de soma no Comunicado emitido aos associados.

– Erro externo de cadastro da condição na distribuidora;

– Falha de comunicação ou ajuste inesperado por parte da indústria;

– Erro de PF (preço fábrica) ou sistêmico.

Como?

Seguir o processo abaixo e enviar para o e-mail da Analista da Jornada de Compras, a tabela de recalculo e as informações coletadas.

1. Verificar o quanto é recorrente a divergência de desconto com o mesmo associado;
2. Verificar se o pedido foi feito no SIC e se a condição comercial do SIC está correta, ver: (IT-COM-025- Como validar se o desconto do SIC está correto).
3. Verificar se o valor de PF discriminado na nota fiscal com o ABCFarma (IT Como consultar o PMC e PF no ABCFarma);
4. Para verificar quem é responsável pela divergência de desconto, é necessário identificar se o pedido foi trafegado pelo EDI da Indústria ( ex: Pharmalink, Fidelize) ou diretamente pelo Distribuidor, através do retorno SIC. A responsabilidade da divergência é direcionada ao receptor do pedido, com exceção nos casos de SOMA, onde o erro é sempre atribuído ao Distribuidor.
5. Realizar o cálculo do valor do reembolso. (IT – COM-024 -Tabela de divergência de desconto)
6. O processo de reembolso não tem uma definição pré estabelecida, será determinado de acordo com a  negociação pontual entre a Analista e o parceiro. Podendo ser:
   Reembolso via Farmarcas (Alelo)
   Abatimento em boleto
   Depósito
   Bonificação
   Crédito na próxima compra
7. Classificar o ticket de acordo com a indústria/distribuidor identificado.
8. Consultar o andamento da tratativa através da planilha
9. Consulta Status Divergência

 Y:\Drives compartilhados\COM – Administração\02 – EQUIPE DE RELACIONAMENTO\01 JOBS

A definição dos status de cada tratativa:

A VENCER – O parceiro está dentro do prazo de 5 dias úteis para constatar o erro e nos posicionar da continuidade da resolução.

EM TRATATIVA – Foi constatada a divergência e o processo de reembolso está em andamento.

RESOLVIDO – Tratativa foi finalizada, a Analista posiciona o relacionamento sobre a forma de reembolso via planilha de consulta, e em casos pontuais via e-mail.

Prazo de envio para a Analista: 24 horas.

Prazo para retornar ao associado após recebimento do ticket: 2 dias úteis

 A assistente seguirá o processo abaixo:

• Enviar a divergência de desconto no mesmo dia que recebeu. Se for uma divergência geral, vai centralizar para enviar.
• Buscar a causa da divergência e posicionar solução e prazo para todos.
• Se não houver prazo para solução, cobrar todos os dias os parceiros e posicionar os colegas.
• Verificar a recorrência de divergência no parceiro.
• O levantamento de prazo com os distribuidores será feito aos poucos, conforme ocorrências.
• Realizar fechamento trimestral das Ocorrências, para identificar as recorrências e morosidade nos retornos, a fim de dar visibilidade aos Gerentes de Contas, visando estabelecer melhoria no processo de resolução juntos aos parceiros.

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