PO-BI-001 – Envio de dados Sell out IQVIA

O que?

O objetivo desse processo é informar ao mercado os dados Sell Out, ou seja, as vendas das Lojas de todas as redes da Farmarcas. Esses dados são disponibilizados ao mercado, através das informações obtidas em relatórios gerados pela IQVIA.

Como?

Os dados do Sell out são captados pelos ERPs das lojas e enviados automaticamente para o Plugpharma.

O Plugpharma automaticamente envia esses dados para o IQVIA diariamente referente a um arquivo de 5 dias atrás.

Esse período foi estipulado devido cada ERP ter um prazo para transmitir as informações. Alguns ERPs tem atraso de até dois dias para o envio automático dos dados. Assim, enviando arquivos de 5 dias atrás conseguimos ter mais assertividade nas informações enviadas para o IQVIA.

Processo IQVIA

• A IQVIA inicia o processo de validação, comparando os dados enviados pelo BI com os dados feitos através do acompanhamento diário que eles fazem pela transmissão automática.
• Com os dados validados, eles enviam para o BI da Farmarcas para a sua validação.
• Em caso de divergência de dados, reportam ao BI da Farmarcas informando sobre a inconsistência dos dados, solicitando uma análise para que possam fazer as validações.

Processo BI Farmarcas

Toda quinta-feira a equipe de BI recebe via e-mail as validações do IQVIA de cada bandeira.

Tipos de validações que recebemos (utilizamos os dados contidos do Plugpharma para efetuarmos as validações abaixo):

 1) Confirmação de unidades de vendas diárias.

Quando encontramos variações acima de 1% em algum dia, o arquivo é reenviado via e-mail e pode ser extraído de forma manual através da ferrramenta Plugpharma Associação ou de forma automática através do Plugpharma Web.

A forma de extração varia de acordo com o prazo da IQVIA. (Pode ser configurado para que o envio seja enviado automaticamente novamente para o IQVIA, porém se o prazo de reenvio for curto, deve ser feito a extração manual para o envio imediato)

Após o reenvio a IQVIA nos envia novamente a validação para confirmarmos o dado.

 2) Confirmação dos produtos vendidos em quantidades significativas

Pode acontecer quando alguma loja não vende com frequência um produto e no relatório aparece um número muito alto daquele produto.

Nesse caso deve entrar em contato com a loja para entender o motivo.

Essa justificativa da loja deve ser enviado como resposta para o questionamento da IQVIA.

3) Confirmação de abertura de novas lojas

Mensalmente no segundo dia útil do mês a Febrafar envia para a IQVIA a lista de abertura de lojas.

A IQVIA entra em contato via e-mail com o BI para confirmar a abertura dessas lojas.

É preciso fornecer data de abertura, endereço, CEP, cidade, UF e se a loja irá funcionar aos sábados, domingos e feriados.

4) Confirmação de fechamento de lojas:

O IQVIA entra em contato para confirmar fechamento de lojas que pararam de transmitir as informações.

É necessário fornecer data de fechamento, endereço, CEP, cidade e UF

Prazo

Todas as validações devem ser respondidas antes do prazo de fechamento do mês da IQVIA (primeira semana do mês).

Esse prazo deve ser seguido para tempo hábil da IQVIA efetuar todas as substituições de arquivos, correções e divulgar os dados para o mercado dentro do seu prazo padrão.

A IQVIA encaminha os dados para o setor que cuida de dados retroativos, esse setor nos envia novamente os questionamentos de validações e após o nosso retorno o dado validado é divulgado para o mercado com um delay de dois meses.

Quando um arquivo esta incorreto, a equipe de BI extraí novamente as informações e manda para a IQVIA.

A IQVIA precisa desse tempo para enviar para outro setor interno realizar as correções e conseguir divulgar as informações corretas.

Caso isso não seja seguido, esse setor só divulgará os dados corretos daqui 2 meses.

	Informação crítica	Se o período não for seguido, os dados serão retroativos e a IQVIA divulga para o mercado o dado sem validação

Desenho do processo

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