PO-EXP-003 – Integração do associado

O que?

Após realização dos processos de Adesão Novo Associado, onde o empresário se associa a Farmarcas e seu ponto comercial é aprovado, é iniciada a Jornada do novo associado na Farmarcas.

Dentro da Jornada do novo associado, a área de expansão é responsável por executar os processos de integração do associado.

Nesse momento é feito um contato de apresentação do anjo de expansão ao associado e as próximas etapas da jornada do associado junto a Farmarcas.

Como?

Integração inicial

Após o associado e o ponto comercial terem sido aprovados, a gerente envia e-mail para Metalfarma com todas as informações da loja (dados do ponto, planta baixa). O anjo que ficará responsável por acompanhar a montagem dessa loja é incluído nesse e-mail.

Os responsáveis de marketing (padronização) também são incluídos neste e-mail.

O associado participa também por um treinamento de integração com os gestores das áreas internas da Farmarcas.

Anjo Expansão (Check list)

O anjo de expansão, assim que receber o e-mail, deve criar um novo check list para aquela loja, cadastrar a nova loja no Dashboard de Expansão e entrar em contato com o associado para agendar a apresentação de Boas Vindas

Nesta apresentação, o associado é orientado as etapas da jornada que deverá percorrer até a inauguração da sua loja.

O anjo envia também um e-mail de solicitação de documentos necessários e legalidades:

• Solicitar documentação da loja (verificar check list)
• Enviar informativos Certificado Digital e Crachá
• Enviar informativo Redecard para associado
• Enviar dados da loja para Redecard

As lojas convencionais devem por obrigatoriedade ter o cartão fidelidade, sendo assim deve ser feito o cadastramento no Big Conecta.

Cadastrar loja nos sistemas internos

Próximo passo é realizar o cadastro da loja no Radar com o status “Montagem”

O responsável de expansão deve questionar qual o sistema (ERP) que será utilizado na loja e cadastrar a informação no Radar em “estratégias”

Deve ser consultado se o grupo econômico que a loja pertence já possui o cartão Alelo (cartão para recebimento de pagamentos Farmarcas), caso ainda não possua, deve perguntar ao associado qual o nome de quem ficará responsável e cadastrar no Radar.

A informação de qual sistema (ERP) será utilizado deve ser repassado na tarefa aberta ao TI.  O TI irá cadastrar o nome do sistema utilizado no Plugpharma quando for realizar o cadastro da loja.

Caso o associado ainda não saiba qual sistema irá utilizar no momento que a tarefa for aberta para TI, deverá ser informado o sistema utilizado no momento da abertura de tarefa ao Cadastro. O Cadastro neste momento então, será o responsável em cadastrar o nome do sistema utilizado no Plugpharma.

Áreas envolvidas (Abertura de tarefas)

Quando uma nova loja entra na rede, outras áreas internas devem ser envolvidas, sendo assim, deve ser criado uma tarefa no Bitrix e marcar o responsável de cada área:

• TI: Cadastro nos sistemas SIC e Plugpharma,  criar e-mail da rede
• Jurídico: Confecção de contrato e livro de matrícula
• Comercial: Cadastro nas indústrias e Boas vindas Jornada
• Cadastro: Cadastro nos distribuidores e controles internos (Para abertura da tarefa para equipe de cadastro, o associado deve ter encaminhado a documentação mínima exigida pela área: Cartão CNPJ, Contrato Social, Alvará sanitário ou CRF (ou o termo ABC Farma) e Termo de OL)
• Marketing: Adequação de layout, Projeto 3D (Padronização), comunicação visual, arte de fachada e materiais de inauguração
• Sucesso do Associado: Definição lista PEC (Lojas convencionais)

Assim que o associado tiver o arquivo do Certificado Digital, será necessário realizar a configuração no sistema ACODE. Caso o associado não saiba como conseguir o Certificado Digital, o anjo deve orientar que ele fale com o seu contador para auxiliá-lo.

Acompanhamento diário

Diariamente deve ser feito contato com o associado, por telefone ou whatsapp para acompanhar o andamento da montagem da loja e cobrar o envio da documentação.

O check list atualizado conforme as etapas forem sendo concluídas e é enviado semanalmente ao associado.

Pré-inauguração

Para que a inauguração da loja aconteça deve ser validado os SKU’s e alinhado com a equipe de Padronização de Loja, se o layout e a comunicação da loja já está de acordo e finalizado.

Inserir a data de inauguração no Radar

Inauguração

Acessar o cadastro da loja no Radar e alterar o status para “Ativo”

Após a inauguração da loja, entrar em contato com o associado e solicitar as fotos da inauguração.

Publicar no Bitrix e anexar as fotos da inauguração e o PDF do check list:

Atualizar o painel de números de lojas na parede da Farmarcas.

Dia após a inauguração, contatar o associado para solicitar o valor que foi vendido na inauguração e comentar o valor no post do Bitrix.

Após inauguração

Após a inauguração, o anjo de expansão deve acompanhar durante 1 mês a loja e coletar os feedbacks.

Desenho do processo

Processos e instruções relacionadas

Histórico de revisões