PO-FIN-003 – Bloqueio de loja por pendência financeira

O que?

O associado deve acessar o Radar (radar.farmarcas.com.br) para localizar seu boleto para pagamento da mensalidade da loja.

Caso o pagamento da mensalidade não seja realizado e ultrapasse 11 dias de atraso, a loja é bloqueada em nossos sistemas internos (Radar e SIC).

Quem?

Na área Financeira, o núcleo de Cobrança, é responsável por acompanhar o pagamento dessas mensalidades através de uma planilha de lojas que é integrada com o Contas a Pagar.

Como realizar a cobrança de pagamento?

Acessar a planilha Cobrança Lojas e acompanhar o pagamento da mensalidade das lojas.

Primeiro comunicado – 1 dia em atraso

Ao identificar boletos com 1 dia de atraso enviar o primeiro comunicado via e-mail ao associado informando sobre atraso com o boleto em PDF anexado.

Enquanto o pagamento não for realizado, deve ser feito o contato com o associado através de telefone e e-mail constantemente durante o período de 10 dias.

A planilha Cobrança Lojas deve sempre ser atualizada conforme as tentativas de contato com o associado.

Relação de lojas com pendência financeira 

Toda segunda-Feira deve ser encaminhada ao gerente de Sucesso do Associado

Segundo comunicado e bloqueio de loja – 11 dias em atraso

Quando a loja completa 11 dias de atraso no pagamento do boleto, deve ser enviado o segundo comunicado informando sobre o bloqueio da loja.

Realizar o bloqueio da loja nos sistemas internos (Radar: Alterar status para “Bloqueadas”, SIC: Cadastro: Bloquear em Compra Centralizada e Campanha).

Terceiro comunicado – 21 dias em atraso

Quando completar 21 dias do pagamento do boleto em atraso, enviar o terceiro comunicado.
Nesse comunicado é alertado o associado que caso não contate a Farmarcas para realizar acordo do pagamento, corre o risco de ser excluído da rede.

Níveis de pendência financeira e acordo financeiro

As pendências financeiras são classificadas em níveis para melhor identificação:

Nível 1: 1 boletos em atraso
Nível 2: 2  boletos em atraso
Nível 3: A partir de 3 boletos em atraso

Quando a loja possui mais de 3 boletos em atraso, o núcleo de cobrança oferece um acordo de pagamento para o associado.

O associado que tiver um acordo em andamento não pode atrasar a mensalidade ou boleto de eventualidades, se por acaso atrasar, a loja é bloqueada no dia seguinte do vencimento.

Nível 3 (Decisão sobre valores em aberto)

Toda semana deve ser enviado ao diretor da Farmarcas o relatório de lojas com pendência financeira – Nível 3.

Nesse momento é decidido pela diretoria se o núcleo de cobrança deve permanecer com os contatos ao associado para pagamento dos valores em aberto ou se deve ser considerados como “Fundo perdido”.

A decisão acontece em conjunto com o gerente de Sucesso do Associado, que apresentará os números da loja e avaliarem juntos se a loja deve permanecer na rede ou ser excluída.

Caso seja decidido a desativação da loja, deve ser aberto uma tarefa ao Jurídico.

Confirmação de pagamento efetuado e baixa

Todos os dias acessar o banco e extrair o retorno bancário.

Salvar a francesinha em PDF e localizar recebimentos com a planilha do Contas a Receber através do número do documento. Localizando o pagamento poderá ser feita a baixa na planilha Cobrança Lojas. 

Lembrando que mesmo que o associado encaminhe o comprovante de pagamento, somente pode ser feita a baixa na planilha quando constar o valor pago na francesinha extraída do banco.

Reativação de loja

Caso a loja tenha sido bloqueada por pendência financeira, após confirmar o recebimento do valor pago pelo associado, pode ser feito o desbloqueio.

O desbloqueio deve ser feito no SIC, desbloqueando no cadastro da loja: Campanhas e Compra Centralizada

O Status do Radar deve ser alterado para “Ativo”

Desenho do processo

Processos e instruções relacionadas

	Informação crítica	A baixa de pagamento e reativação da loja nos sistemas internos somente poderá ser realizada após localizar o pagamento no relatório extraído do banco.

Histórico de revisões