PO-JUR-003 – Contratação de fornecedores e prestação de serviços terceiros

O que?

Quando os departamentos necessitam contratar fornecedores e prestadores de serviços, estes devem formalizar a contratação por meio da solicitação de um contrato observando sempre as regras da Política de compras e Contratações de Fornecedores, disponível na Aba Farmarcas+, Compliance.

Como?

Após validação orçamentária das despesas previstas no planejamento da sua diretoria as solicitações de contratação devem ser encaminhadas por tarefa no Bitrix, preenchimento do Formulário (Google Forms) e deverão seguir as etapas:

ETAPA 01 – Solicitação ao Jurídico

1. Acessar o Bitrix24 https://radarfarmarcas.bitrix24.com.br/
2. Abrir Tarefa de processo: Clique em Feed > Processos > Solicitação Jurídica: Contrato Fornecedor / Prestador
3. Preencher o Formulário (link disponível no enunciado da tarefa), com as informações de acordo com as opções a seguir:

• Análise de contrato: Em caso do fornecedor já possuir um modelo de contrato, este modelo deve ser carregado no Formulário.
• Elaboração de contrato: Caso o fornecedor não possuir um modelo de contrato é necessário que o solicitante forneça todas as informações, por meio do preenchimento do Formulário, para que o advogado elabore um contrato. No formulário é possível carregar as propostas e orçamentos obtidos com a empresa a ser contratada.

ETAPA 02- Qualificação do Fornecedor

É responsabilidade do departamento jurídico a qualificação do fornecedor que está sendo solicitada a contratação, a qualificação deve observar as regras da “Política de compras e contratações de fornecedores”. Caso um fornecedor não tenha qualificação satisfatória o departamento jurídico informará o solicitante dos impedimentos da contratação. Se o fornecedor estiver adequadamente avaliado, o departamento jurídico prosseguirá com a análise ou elaboração do contrato.

 ETAPA 03 – Celebração do Contrato

Todos os contratos analisados ou elaborados pelo jurídico passam pelos processos a seguir:

1. Primeira análise/elaboração: Um dos advogados receberá a solicitação de análise e elaboração do contrato, o prazo padrão para retorno do contrato na tarefa é de 3 dias úteis (lembramos que o prazo pode variar de acordo com a complexidade da contratação).
2. Segunda análise/elaboração: Após retorno da primeira análise os contratos passam pela aprovação da gerente do departamento jurídico, o prazo padrão para retorno da revisão é de 2 dias úteis (lembramos que o prazo pode variar de acordo com a complexidade da contratação).
3. Aprovação do Fornecedor: Após revisão do contrato pela gerente é responsabilidade do departamento solicitante (quem abriu a tarefa) encaminhar a última versão do contrato para o fornecedor/prestador de serviços aprovar, isso porque os contratos podem sofrer modificações de cláusulas.
4. Aprovação do Diretor responsável: Tendo o fornecedor aprovado a última versão do contrato o departamento jurídico encaminhará um e-mail para o diretor do departamento solicitante (ou do centro de custo) com o resumo do contrato, para que o diretor aprove a contratação.
5. Envio para assinaturas: Após aprovação do diretor responsável o departamento jurídico encaminhará o contrato para assinaturas eletrônicas, avisando o procedimento ao fornecedor.

ETAPA 04 – Cadastro de contrato

É responsabilidade do departamento jurídico o cadastro do contrato no sistema Cosmos, fornecendo todas as informações pertinentes do contrato.

ETAPA 05 – Envio das notas fiscais e boletos

É responsabilidade do departamento contratante (responsável pelo contrato) enviar as respectivas notas fiscais, orçamentos e boletos diretamente para o Departamento financeiro – núcleo fiscal, por meio de tarefa no Bitrix, acessar: Feed > Mais > Processos > Solicitação de pagamentos (Fiscal).

Lembramos que o departamento solicitante se responsabiliza pelos cumprimentos das obrigações contratuais, assim como valida os valores.

ETAPA 06 – Validação Fiscal

O Núcleo Fiscal fará a validação das notas recebidas, do contrato cadastrado, da verba do Planejamento e somente liberará o pagamento se as condições do contrato estiverem sendo respeitadas, caso contrário poderá barrar o pagamento.

ETAPA 07 – Pagamento ao Fornecedor

Se as notas e boletos recebidas estiverem de acordo com as condições contratuais, a cobrança será encaminhada para o Núcleo de Contas a Pagar realizar o pagamento, respeitando o prazo de 07 dias corridos do recebimento da nota.

Observações:

• Consulte o manual do treinamento de contratos (em PDF), disponível como anexo a esse processo
• Consulte o fluxograma do processo, disponível como anexo.
• Consulte a Política de Compras e Contratações de Fornecedores, disponível no Satélite, na Aba Farmarcas+
• Para dúvidas, procure o Departamento jurídico e/ou Departamento financeiro.

Histórico de versões