PO-COM-016 – Troca de Sistema de Demanda ERP

O que?

Processo de transição e atualização do Sistema/ERP do associado, configurando os sistemas internos (Radar, Plugpharma) para receber as integrações.

Porquê? 

Evitar interrupções na integração de dados.

Quem? 

Associado: Solicita a troca, fornece os dados do novo sistema;

Anjo da Loja (Sucesso do Associado): Responsável pela abertura e  acompanhamento do fluxo de trabalho;

Equipe de T.I.: Realiza a configuração da integração.

Equipe de Cadastro: Faz o acompanhamento a longo prazo (até 30 dias) e resolve conflitos de transmissão entre sistemas.

Equipe de Precificação: Acompanha as movimentações (até 15 dias) e atua na resolução de erros durante o teste final de vendas.

Como? 

Abertura e acompanhamento  do Fluxo Trabalho, responsável: Anjo da Loja (Sucesso do Associado)

Ações:

1. Orientar o associado a solicitar que o sistema solicite os novos dados da loja para que a mesma possa receber a nossa precificação. Farmarcas via e mail sobre a troca, direcionando para flavia.lembo@farmarcas.com.br; stella@farmarcas.com.br ; gabrielli.souza@farmarcas.com.br; jaqueline@farmarcas.com.br  ; 
2. O Anjo cria uma tarefa no Bitrix no processo de fluxo de trabalho, denominada Troca de Sistema de ERP do Associado, os dados obrigatórios na tarefa são:
   

• Razão Social; (Inserir na descrição)
• CNPJ (Inserir na descrição)
• Grupo Econômico (G.E);
• Nome do sistema antigo e do novo;
• Data prevista da troca de sistema; 
• Código PEC e Senha;
• Chave de integração do Radar E-Commerce (Exemplo abaixo)
  

1. Após a data da mudança o Anjo deverá entrar no Radar (Aba Estratégias) e atualizar a flag “sistema demanda” para o ERP novo.
2. O Anjo deverá orientar o associado a entrar no Radar para atualizar o código ERP da equipe, caso tenha sido alterado no momento da troca de sistema.
3. O anjo deverá validar junto ao associado se a configuração do código PEC foi feita e se ele está conseguindo passar as vendas. Caso esteja tudo certo, o processo é finalizado. Caso não esteja correto, o assistente de precificação acionará o ERP e acompanhará até que seja concluído.

Atenção!

Se a loja estiver saindo do Trier, o Anjo deve abrir um chamado no Movidesk (para a Febrafar emitir novo contrato) e preencher o Formulário Google em anexo selecionando “Loja Nova” no 4º passo.

Tratativas das demais áreas

TI – Configuração da integração 

O responsável de T.I altera o ERP da loja no Plugpharma de acordo com o informado na tarefa pelo anjo;

Cadastro 

Se for identificado que ainda não houve troca de sistema, o assistente de cadastro deve realizar esse acompanhamento semanalmente, até a alteração ser concluída. Se após 30 dias a troca não ocorrer, acionar o novo sistema via e-mail, para verificar como está o andamento da solicitação. Em caso de oscilação de transmissões entre o sistema antigo e o novo, entrar em contato com o sistema antigo para que interrompam o vínculo com a loja. Caso tenha ocorrido a troca e todo processo acima tenha sido feito, a operação está concluída por parte da equipe de cadastro.

Precificação  

Aparecerá uma lista com todas as movimentações realizadas pela loja, desde a Carga Inicial. Se for identificado que ainda não houve troca de sistema, o assistente de cadastro deve realizar esse acompanhamento semanalmente, até a alteração ser concluída. Se após 15 dias a troca não ocorrer, acione o novo sistema via e-mail, para verificar como está o andamento da solicitação. Caso tenha ocorrido a troca e todo processo acima tenha sido feito, o processo está concluído.

Forms – Solicitações Febrafar