PO-SUC-009 – Visita Periódica

O quê?

A visitação de loja tem como objetivo estar mais próximo do associado, levando uma gestão mais qualificada, conteúdo de mercado, posicionamento estratégico e validar a padronização de layout.

Todas as lojas Farmarcas devem ser visitadas conforme cronograma que é elaborado pela gerência ou diretoria.

Como?

Preparação para a visita

• Participe mensalmente das reuniões do Edison
• Estude os relatórios do PAI de todas as lojas que serão visitadas
• Levar para a visita um briefing (informações, dados) das lojas.
• Conversar informalmente com os analistas/anjos e anotar todas as pendências que há com os associados que serão visitados, para que no dia o analista utilize na reunião argumentos plausíveis
• Antes de chegar na loja, é importante dar uma volta na cidade ou no bairro e visualizar como funciona o mercado farmacêutico, verificar o fluxo de carros e pedestres e se existem polos comerciais geradores de fluxo.

Realização da visita periódica

Antes da visita

1. 1. 1. Captar qual o estado que a gerência ou diretoria definiu para a visitação
      2. Extrair na plataforma Radar o relatório de lojas
      3. Filtrar lojas ativas e em montagem e o estado que será visitado
      4. Para traçar o roteiro, basta criar uma planilha com Razão Social, CNPJ, cidade, UF, associado, endereço completo e CEP. Essa planilha é para controle próprio e pode ser salva no local que decidir ser mais fácil acesso, conforme sua própria organização.
      5. Em outra planilha excel, criar as colunas (trecho inicial, trecho final, duração do percurso e definição da quantidade de lojas para aquela data), nessa relação é preciso colocar os trechos que foram definidos na hora do roteiro, tempo gasto de uma cidade à outra e a quantidade de dias que serão necessários para essa viagem.
      6. Validar essa planilha de roteiro com o gerente.
      7. Após validação do roteiro, enviar um comunicado para os associados com as datas e as cidades que serão visitadas.
         Importante enviar este comunicado já definido um mês de antecedência, para que eles se programem. Obs: Nunca informar ao associado o horário das visitas, lembrando que elas acontecem em horário comercial.
      8. Na mesma planilha de roteiro, criar uma nova coluna de confirmação do empresário, todos os empresários que confirmarem a visita, coloque um “ok”, se precisar solicite ajuda dos anjos
      9. Solicitar ao anjo que gere em uma planilha em excel, o PAI financeiro e indicadores dos últimos 6 meses. Não há necessidade de levar impresso, deixe-a disponível no computador/tablet ou celular
      10. Verifique o cronograma de visitação
      11. Ligue no dia anterior para os associados que serão visitados (Caso o associado não te receba, avançar para outra cidade)

 Durante a visita

1. Ao chegar na loja, realizar a reunião com os empresários analisando os indicadores do PAI
2. Após a conversa sobre a gestão, analisar o layout da loja: Verificar se está 100% dentro do formato Farmarcas, caso não esteja, sugerir as mudanças e informar o prazo para cumprimento da padronização.
3. Preencher o check list de visitação
4. Para finalizar a visita, solicite que o associado responda a pesquisa NPS (http://bit.ly/SUC_VisitaPeriódica2)

Feedback da visita realizada

1. Preencher a planilha de check list de visitação (modelo anexo nesse conteúdo). O check list deve ser preenchido no momento da visita.
2. Ao final do dia, enviar o check list preenchido para o respectivo analista da loja com cópia para a coordenadora.
3. Enviar as fotos da loja no grupo do whatsapp “Visitas técn.“.
4. Acessas a pasta: BIBLIOTECA/(Pasta da rede)/Solicitações Lojas/Fotos/Pós Inauguração , criar uma pasta com o mês e o ano da visita e salvar as fotos e o check list preenchido.

Relatório financeiro

1. Criar uma nova planilha de despesas, com todos os gastos da viagem, como: Combustível, alimentação, pedágios, hospedagens e outras despesas extras, validar os valores das despesas com o gerente da área;
2.  Sabendo de todas as informações da viagem, acessar o site decolar (www.decolar.com) e verificar quais voos, horários e companhia aérea estão disponíveis para o trecho.
3. Verificar qual companhia de veículos também está disponível.
4.  Verificar quais hotéis estão disponíveis para as cidades que pernoitar;
5. Validar essas definições com o gerente da área;
6. Após definição dos voos, do aluguel do carro e das hospedagens, abrir uma tarefa no Bitrix Neriane (Financeiro) colocando como observadores: Caléb e Raquel, com a planilha de despesas criada preenchida com todas esses todos, para que a área financeira possa realizar a cotação e fechar com a empresa “Mais Corporativo”;
7. O prazo da resolução dessa tarefa é de até 5 dias úteis, portanto é preciso definir antecipadamente para que não haja atrasos;
8. Durante a viagem é preciso guardar todas as notas fiscais do que for ser utilizado, pois no segundo momento será preciso prestar contas para o financeiro, a não apresentação da nota fiscal, o valor não será contabilizado no recurso que foi disponibilizado pelo financeiro;
   Sugestão: Levar uma pasta plástica na viagem e juntar as notas fiscais de acordo com o dia, para que facilite na hora da construção do relatório financeiro.
9. Para solicitar o reembolso das despesas será necessário preencher a planilha de reembolso com todos os gastos e anexar as NF’s, e solicitar ao departamento financeiro (IT-FIN-002)
10. Após o lançamento de todas as despesas, entregar para a Coordenadora Financeira.
11. Caso não tenha utilizado todo o recurso disponibilizado pela Farmarcas, efetuar a devolução também para a Coordenadora Financeira.
12. Caso tenha necessidade de reembolso, o mesmo será feito de acordo com a agenda bancária do financeiro.

Dicas

• Levar impressos os vouchers da reserva do carro, dos voos, dos hotéis, o roteiro com as datas, os endereços e os telefones dos empresários.
• Levar um caderno/agenda para anotar o que foi acordado e os prazos criados para que não haja falha na execução dos prazos.
• Procure estar na primeira loja do dia, no primeiro horário.
• Usar o Waze ou google maps para ir uma cidade a outra, mas sempre pergunte para associado local como são as estradas para que não tenha surpresas.

Processos e instruções relacionadas

Histórico de revisões