PO-SUC-005 – Boas-vindas Anjos

O que?

Processo de integração e treinamento para novos associados ou reciclagem para associados que já fazem parte da Farmarcas.

Por quê?

Garantir que o associado tenha uma transição fluida entre a Expansão e o Sucesso (SUC), assegurando que ele saiba utilizar as ferramentas fundamentais desde o primeiro dia, minimizando erros de cadastro e potencializando os resultados da loja através do acompanhamento consultivo imediato.

Onde?

O processo ocorre de forma híbrida: via Bitrix, Radar, Orion e Febrafar Analysis; e o contato com o associado via reuniões remotas (Google Meet) e WhatsApp corporativo.

Quando?

O processo inicia-se após a abertura da loja, o estagiário (SUC) responsável deverá abrir a tarefa no Bitrix, inserindo os responsáveis pela execução como participantes.

Quem?

Assistente e Analista responsável pelo grupo econômico.

Todas as etapas do processo devem possuir evidência registrada no chat da própria tarefa no Bitrix, garantindo histórico do acompanhamento.

Sugestões de registro:

Data do contato inicial com o associado (e canal utilizado), status das validações realizadas, Status dos treinamentos aplicados (Realizado / Agendado / Não aplicável), pendências identificadas, com responsável e prazo de retorno.

Novo Associado

Anjo assistente

1. Se incluir no Radar responsável pela loja e adicionar a loja na sua Follow UP.

Incluir a loja na Follow Up (Acrescentar loja em todas as guias) e caso tenha, acrescentar informações no seu controle pessoal.

1. Verificar a existência da pasta da loja no Drive referente ao Marketing. Caso não exista, solicite a criação ao consultor responsável do time de padronização.
2. Criar grupo de Whatsapp com os responsáveis para manter as informações mais centralizadas (Grupo de Acompanhamento); Exemplo: NEW – GE XX –  Acompanhamento – Cidade/Estado*Opcional
   Obs.: Incluir a identificação “NEW” no nome do grupo, mantendo essa nomenclatura pelo período de 12 meses.
3. Validar no Radar na aba de Grupos Econômicos se o nome do associado está vinculado no cartão  Alelo;
4. Verificar no Radar se todos os campos estão preenchidos, principalmente a aba “Estratégias”(Funcionamento da loja, ERP, Estratégias gerais e Ferramentas de boas práticas), caso não, entre em contato com o responsável na Expansão antes de atribuir a sua responsabilidade;
5. Verificar o regime tributário da loja e incluir no Radar;
6. Criar uma pasta na rede para o G.E na região em que a loja se localiza (SUC).
7. Entrar em contato o associado em até dois dias após publicação do checklist da expansão, munido das informações, a fim de conversas sobre a satisfação com a nova loja e se apresentar oficialmente  (Sugestão: Pode ser realizado junto com a apresentação de boas vindas junto ao Analista *Material de Apoio).
8. Verificar se a loja está cadastrada no sistema E-Delivery (Caso não esteja, acionar o anjo da Expansão) e se os dados da loja estão corretos na plataforma de gestão E-Delivery;
9. Verificar se os dados dos cadastros estão completos dentro do portal ORION;
10. Acessar o PAI e habilitar a loja no PRÉ-PAI  seguindo o fluxo:
    Página Inicial → Cadastro  Loja → Pesquisar a loja CNPJ → Ao final habilitar o Pré-PAI;
11. Verificar se a loja aceitou o termo da LGPD no Febrafar Analysis;
12. Confirmar com o associado se ele já está dentro do grupo da rede no Whatsapp, caso não esteja, validar o número e acionar o coordenador(a).
13. Validar Código no sistema do associado, o código cadastrado pela Expansão encontra-se no checklist ou no Febrafar Analysis; (Manual ERP em anexo neste artigo *Material de Apoio);

Anjo assistente – Segundo Passo

1. Treinamento Radar;
2. Treinamento PAI e orientações sobre a correção e o feedback 
3. Treinamento PEC/Analysis
4. Treinamento Radar E-Commerce
5. Validação dos treinamentos feitos

Anjo assistente – Terceiro Passo

1. Desabilitar loja do PRÉ-PAI após 3 meses;

Anjo Analista

1. Expansão – Deverá passar a tarefa da aba do Radar Projetos com o plano de negócios para o Analista responsável pela loja.
   Salvar plano de negócios EXPANSÃO na pasta do G.E (SUC).
2. Enviar via email apresentação (Com foto)/Contato via Whatsapp
3. Incluir a loja em sua Follow UP
4. Realizar a apresentação de boas vindas, apresentar a estrutura, aproximar-se e entender o contexto do associado e grupo.
5. Entrar em contato com a loja para verificar necessidade de orientações (Preço e divulgação)/Verificar adesão de APP/PBM/Captação Prescrição Closeup;
6. Ao final do 3º mês apresentar os dados, performance e plano de ação

Alimentar Follow-up com plano enviado e contato feito;

1. Acompanhar mensalmente feedback do anjo (Analisar crescimento dos indicadores) – PAI/Radar Finanças
2. Quando a loja atingir maturidade verificar necessidade de troca de lista (Lista madura)
3. Tutoria Delivery
4. Enviar Bússola/Análise de Mix
5. Após a finalização das etapas a tarefa de boas vindas será a de acompanhamento e deve ser vinculada a uma tarefa mãe

Exemplo: Tarefa Mãe –  G.E 123 – Nome Associado – Cidade/Estado

Tarefa de Acompanhamento – Acompanhamento | G.E 123 – Nome Associado – Estado

Importante! Sempre comentar na tarefa devolutiva sobre a análise de Mix, precificação e ações realizadas.

Nova loja com Associado existente

Anjo assistente

1. Após a abertura da tarefa entrar em contato com associado para parabenizá-lo no prazo de 1 dia útil e validar se está satisfeito com resultado;
2. Se incluir no Radar responsável pela loja e adicionar a loja na sua Follow UP.
3. Verificar no Radar se todos os campos estão preenchidos, principalmente a aba “Estratégias”(Funcionamento da loja, ERP, Estratégias gerais e Ferramentas de boas práticas), caso não, entre em contato com o responsável na Expansão antes de atribuir a sua responsabilidade;
4. Verificar o Regime tributário da loja e incluir no Radar
5. Verificar a existência da pasta da loja no Drive referente ao Marketing. Caso não exista, solicite a criação ao consultor responsável do time de padronização.
6. Validar em Grupos econômicos no RADAR se o nome do associado está vinculado no cartão Alelo (Não é necessário incluir o número do cartão)
7. Verificar se a loja está cadastrada no sistema E-delivery (Caso não esteja, acionar o anjo da Expansão) e se os dados da loja estão corretos na plataforma de gestão E-Delivery;
8. Verificar se os dados dos cadastros estão completos dentro do portal do ORION, para o acesso do PAI;
9. Habilitar loja no PRÉ-PAI; (Página Inicial – Cadastro – Loja – Pesquisar a loja CNPJ – Ao final habilitar o Pré-PAI);
10. Validar Código no sistema do associado (O código cadastrado pela Expansão, material de apoio: Manual ERP)
11. Validar com o associado a necessidade de reciclagem (Treinamentos);
12. Desabilitar loja do PRÉ-PAI após 3 meses;
13. Finalizar a tarefa de acompanhamento de boas-vindas após 3 meses.

Anjo Analista 

1.  Incluir a loja em sua Follow UP;
2. Expansão – Deverá passar a tarefa da aba do Radar Projetos com o plano de negócios para o Analista responsável pela loja e o analista deverá salvar o plano de negócios EXPANSÃO na pasta do G.E
3. Vincular a loja na tarefa GE e nas tarefas de acompanhamento.
4. Realizar Análise de Mix.
5. Analisar e acompanhar Atratividade (ações).
6. Após 3 meses apresentar os dados, performance e plano de ação;
7. Verificar, quando a loja atingir maturidade, necessidade de troca de lista (Lista madura)

Boas-vindas – Reinauguração 

1. Entrar em contato com associado para parabeniza-lo no prazo de 1 dia útil e validar se está satisfeito com o resultado e se mostrar disponível  caso precise de alguma coisa
2. Validar o regime tributário da loja no Radar
3. Validar se os dados da loja estão preenchidos na aba “Estratégias” dentro do Radar. Caso não esteja, solicitar o preenchimento para os responsáveis pela abertura da loja na Expansão 
4. Após a conclusão das etapas, comentar as informações e finalizar a tarefa

Analista sem ação

Boas-vindas – Conectadas

Anjo Assistente

1. Se incluir como anjo responsável no Radar
2. Incluir a loja na Follow Up, inserindo a informação “CONECTADAS” na coluna BANDEIRA (acrescentar loja em todas guias da follow) e, caso tenha, acrescentar informações no seu controle pessoal;
3. Validar em grupos econômicos no Radar se o nome do associados está vinculado no cartão Alelo (Não é necessário incluir o número do cartão)
4. Validar o regime tributário da loja no Radar
5. Validar se os dados da loja estão preenchidos na aba “Estratégias” dentro do Radar. Caso não esteja, solicitar o preenchimento para os responsáveis pela abertura da loja na Expansão;
6. Verificar no portal ORION se os dados de cadastro da loja estão preenchidos (Caso a loja opte por utilizar o PAI);
7. Finalizar tarefa de acompanhamento de Boas Vindas após 3 meses 

Anjo Analista

1. Incluir a loja na Follow Up, inserindo a informação “CONECTADA” na coluna BANDEIRA (Acrescentar loja em todas as guias da follow) e, caso tenha, acrescentar informações no seu controle pessoal;
2. Vincular a loja na tarefa G.E e nas tarefas de acompanhamento 
3. Avaliar as ferramentas conforme checklist da expansão e comentários coletados pelo anjo responsável. Elaborar ações caso necessário
4. Caso a loja opte por utilizar a Lista Plugpharma, o analista deverá realizar a migração conforme o passo a passo do satélite. (Disponível no link https://satelite.farmarcas.com.br/base-de-conhecimento/po-suc-023-mudanca-de-modelo-de-precificicacao-pec-x-plugpharma/)

Atenção! Não realizar a etapa de abertura de movidesk para a Febrafar solicitando a desativação da lista PEC

Materiais de Apoio

• Cartilha novo associado – O Assistente/Analista pode enviar ao associado, deve ser solicitado via Bitrix para o departamento de Marketing;
• Manual ERP – Acesse aqui (https://drive.google.com/drive/folders/1YvIY-MWP_hYBzEIqSl-bvvGuw7MjZbZg?usp=sharing)
• Apresentação de Boas Vindas do Sucesso –  Onboarding – Associado – Boas Vindas (SUC)