PO-FIN-010 – Solicitações de pagamentos de campanhas e premiações – Cartões Alelo

O que?

Quando os departamentos necessitam comprar crédito do Cartão Alelo para pagar verbas de premiações aos associados e colaboradores.

Como?

Após validação dos créditos que deverão comprados em benefícios dos associados ou colaboradores, de acordo com as campanhas e/ou metas estabelecidas, as solicitações devem ser encaminhadas ao departamento financeiro por tarefa no Bitrix e deverão seguir as etapas:

ETAPA 01 – Solicitação ao Financeiro

1. Acessar o Bitrix24 https://radarfarmarcas.bitrix24.com.br/
2. Abrir Tarefa de processo: Clique em Feed > Processos > Solicitação Financeiro: Pagamentos Alelo
3. Preencher as perguntas obrigatórias da tarefa e inserir planilha em excel com os dados necessários para a compra dos créditos, o departamento solicitante é responsável por informar os valores corretos – procurar o financeiro em caso de dúvida.

ETAPA 02 – Compra dos créditos

1. É responsabilidade do departamento financeiro efetuar a compra dos créditos na plataforma da Alelo e disponibilizá-los nos cartões dos beneficiários de acordo com as informações fornecidas pelo departamento solicitante (valores e beneficiários que receberão os créditos).
2. O financeiro deverá carregar as planilhas de compra de crédito e acompanhar se o carregamento foi feito com sucesso ou se ocorreu erro.
3. O financeiro deverá arquivar todas as planilhas recebidas em um Drive compartilhado com o Departamento Jurídico/Compliance, arquivando-as em pastas designadas e alimentar a “Planilha de Créditos Pendentes”, se houver algum erro no carregamento, sempre mantendo-a atualizada.

ETAPA 03 – Encerramento da tarefa

1. O departamento financeiro conclui a tarefa após acusamento de sucesso da recarga nos cartões alelo.
2. Caso haja alguma divergência ou problema ao carregar algum cartão o departamento financeiro deverá informar na tarefa a pendência e encerrar somente após todas as recargas serem efetuadas com sucesso.
3. É responsabilidade do departamento financeiro acompanhar os erros de carga dos cartões Alelo e o saldo pendente na plataforma referente as cargas que deram erro. 
4. A solicitação de novos cartões para associados será de responsabilidade do departamento financeiro e deve seguir as regras:

1. Para novos associados: O financeiro solicitará semanalmente os novos cartões de acordo com os dados extraídos do radar.
2. Para cartões cancelados ou expurgados: O financeiro comunicará o departamento solicitante da compra de créditos, pela tarefa aberta e o departamento solicitante será responsável por fornecer os dados para a emissão do novo cartão, como nome do Associado, CPF, Data de nascimento e Filiação (Mãe).
3. Para segunda via de cartão: O departamento de Sucesso do Associado deverá enviar e-mail para o financeiro: guilherme.fajardo@farmarcas.com.br e rafael.tavares@farmarcas.com.br , para formalizar a solicitação, fornecendo as informações dos associados: como Nome completo, CPF e grupo econômico.
4. Cartão incentivo, sem identificação: O departamento de marketing solicita o lote de cartões diretamente para a Alelo e a responsabilidade do financeiro é: vincular os cartões, comprar os créditos e realizar as recargas. O marketing precisa fornecer os dados dos beneficiários, seguindo a Etapa 1 desse processo.

1. A solicitação de novos cartões para colaboradores é de responsabilidade do departamento de Gente & Gestão.

ETAPA 04 – Auditoria do processo

1. É responsabilidade do departamento jurídico, através do Núcleo de Compliance, auditar o processo de compras de crédito dos cartões Alelo, confrontando as planilhas arquivadas pelo financeiro, os relatórios do sistema Alelo a “Planilha de Créditos Pendentes” e demais bancos de dados que julgar necessário (do Radar, por exemplo).
2. A auditoria será realizada mensalmente na primeira quinzena do mês referente o exercício do mês anterior, ou quando a Diretoria solicitar, sendo assim o Núcleo de Compliance entregará, no mínimo, um relatório mensal de auditoria do processo.
3. Caso alguma divergência seja encontrada, o Núcleo de Compliance investigará o ocorrido e apontará as sugestões de correções aos departamentos envolvidos, bem como acompanhará a tomada de ação. Ao final, poderá ser emitido um relatório à diretoria responsável e à diretoria administrativa, contendo os detalhes do caso.

Observação: O departamento de Trade Marketing da Farmarcas não necessitará seguir a Etapa 1, uma vez que o próprio departamento financeiro extrairá os relatórios dos repasses de verbas de trade do Radar.

Glossário 

Departamento Solicitante: o departamento que solicita a compra dos créditos ao departamento financeiro.

Planilha de créditos pendentes: trata-se da planilha de controle dos créditos que não foram realizados por algum erro ou ausência do cartão (como cartão cancelado, por exemplo).

Recarga nos cartões Alelo: após comprar os créditos no site da Alelo o financeiro executa a recarga nos cartões, podendo ser feita de duas formas: 

• Manualmente: selecionando os cartões e apontando os valores para recarga de cada cartão.
• Carga: realizando upload de planilha nos padrões exigidos pela Alelo para que as cargas sejam efetuadas automaticamente com os dados da planilha carregada.

Cartões cancelados ou expurgados: A Alelo cancela/expurga cartões que não estão sendo utilizados há mais de seis meses, o financeiro identifica esse Status do cartão após tentativa de recarrega-lo.

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